知识库隐私与工具边界：什么能存、什么能传

核心观点

工具越方便，越容易让人忽略权限。知识库应该先回答“这份资料谁有权限看”，再回答“放在哪个工具里”，而不是反过来。

资料分级表

级别	示例	建议
公开	官方文档、公开报告、已发布文章	可进云端知识库
内部	项目方案、团队纪要、未公开流程	确认授权后使用受控工具
个人隐私	身份证、手机号、地址、账号	不进入 AI 知识库
客户数据	客户名单、合同、聊天记录	不进入第三方 AI 工具
凭据	密码、密钥、Token	任何时候都不输入 AI

判断流程

1. 这份资料是谁的？公开的、公司的，还是客户的？
2. 如果泄露，最坏结果是什么？
3. 工具服务商能不能访问、保存和用于训练？
4. 我能不能删除这份资料？
5. 是否有更安全的选择，例如本地文件？

五个问题中任何一个不能明确回答，就先不要上传。

上传前的脱敏清单

在导入 AI 知识库前，至少删除或替换以下内容：

• 密码、验证码、密钥、Token。
• 身份证号、手机号、邮箱、家庭住址。
• 客户姓名、公司名、合同金额。
• 未公开的融资、人事、法务信息。
• 能直接定位到个人的聊天细节。

替换方法：用“客户 A”“金额 X”“地点 Y”代替真实信息，保留分析结构即可。

工具边界

工具类型	适合内容	不适合内容
本地 Obsidian	个人判断、敏感笔记	无备份的珍贵资料
云端 ima	公开资料、已授权资料	客户隐私、凭据
AI 生成工具	脱敏后的文本	真实敏感数据
团队协作工具	有明确权限控制的资料	未授权共享

可用指令

请把以下内容当作脱敏示例处理。
内容：{粘贴脱敏后的材料}
任务：{要完成什么}
规则：不要恢复真实姓名、地址、账号、金额或任何未提供的信息；
如果缺少关键信息，标为“待补充”，不要编造。

验收标准

• 你能给常用资料分级，并说出对应的存放位置。
• 云端知识库中没有凭据、客户隐私和未授权资料。
• 你了解所用工具的数据政策，并知道怎样删除资料。
• 每次导入前都有一次快速权限检查。

常见误区

“只是分析一下，不保存就行。” AI 工具可能保存和用于训练。不要用“方便”替代权限判断。

“我已经改了公司名，可以传了。” 脱敏不只是改名字。金额、时间、项目特征组合起来仍可能识别到具体对象。

“本地就一定安全。” 本地不等于有备份。重要资料还要有加密和备份策略。

风险提醒

数据政策可能随时变化。不要依赖记忆，定期检查工具文档和设置；无法确认时，选择你能完全控制数据的方式。

进阶入口

个人边界确定后，可以把分级规则扩展到团队：哪些目录永不进入云端、谁可以导入、谁负责审核，让协作知识库既能共享又不会越界。